SOMACRM > Baza de cunoștințe > Înregistrări > Verificator email

Verificator email

Trimiteți și primiți mii de e-mailuri zilnic. Sunteți în interacțiune cu potențialii clienți, clienți și parteneri prin e-mail, iar acestea se acumulează. Verificatorul de e-mail din SOMACRM este destul de inteligent pentru a gestiona eficient căsuța dvs. de e-mail. Verificatorul de e-mail face mai ușor fluxul de lucru prin organizarea corespondenței. Puteți configura căsuța de e-mail, să citiți e-mailurile și să creați unități corespunzătoare în SOMACRM. În plus, puteți stabili reguli pentru a executa acțiuni pe e-mailuri. E-mailurile dvs. vor fi verificate automat, cu excepția cazului în care dezactivați verificatorul de e-mail.

Conținut

Acțiuni

Verificatorul de e-mail poate efectua diverse acțiuni pe e-mailurile dvs.

 Potențial client 1.       Crearea unui potențial client2.       Atașarea de e-mailuri la Potențialii clienți (de la/către)
 Contact 1.       Crearea de contacte2.       Atașarea de e-mailuri la Contacte (de la/către)
 Cerere/Request 1.       Crearea unei cereri (cu contact)2.       Crearea unei cereri (fără contact)

3.       Atașarea de e-mailuri la Cereri (de la/către)
 Companie 1.       Crearea unei companii2.       Atașarea de e-mailuri la Companii (de la/către)
 Oportunitate 1.       Crearea unei oportunități (cu contact)2.       Crearea unei oportunități (fără contact)

3.       Atașarea de e-mailuri la Oportunități (de la/către)

 

Configurarea căsuței de e-mail

Verificatorul de e-mail oferă flexibilitate în configurarea căsuței de e-mail în SOMACRM. Acesta va verifica căsuța de e-mail conform criteriilor pentru a executa măsurile corespunzătoare.

Urmăriți acești pași simpli pentru a configura căsuța de e-mail:

  1. Dați clic pe icoana de setări în colțul din dreapta sus.
  2. Dați clic pe Setările CRM.
  3. Dați clic pe opțiunea Alte Setări pe partea stângă a ecranului.
  4. Dați clic pe Verificatorul de e-mail. Puteți adăuga un shortcut pe pagina de setări făcând clic pe icoana cu ace din partea dreaptă.
  5. Dați clic pe Creează cont de e-mail acum pentru a configura prima dată căsuța de e-mail.

Dacă ați configurat deja un cont de e-mail, dați clic pe Creează cont de e-mail acum și adăugați un alt cont de e-mail.

  1. După ce ați configurat un cont de e-mail, veți fi redirecționat pe următoarea pagină:
  1. Pasul: Adăugarea datelor contului de e-mail

Exemplu

Informații câmpuri

Nume verificator e-mail Introduceți un etichetă pentru contul de e-mail. Doar pentru informarea personală. De exemplu: mygmail, mailscan, etc.
Nume server Introduceți numele serverului IMAP de e-mail. De exemplu: imap.gmail.com pentru Gmail.
Nume utilizator Introduceți numele utilizatorului unic pentru clientul de e-mail.
Parolă Introduceți parola clientului de e-mail.
Protocol, tip SSL și metodă SSL Completați aceste câmpuri conform configurației serverului de e-mail.
Căutare Selectați „Tot” pentru a verifica toate e-mailurile sau selectați „Necitite” pentru a verifica doar e-mailurile necitite.
După verificare E-mailurile vor fi marcate ca citite sau necitite după verificare.
Scanare e-mailuri din Puteți selecta timpul/data când să se efectueze verificarea.
Stare Bifați căsuța pentru a activa acest cont de e-mail.
Fus orar server e-mail Fusul orar al serverului IMAP configurat.

 

  1. Pasul: Selectarea folderelor

3. Pasul a): Adăugarea unei reguli

Puteți utiliza regulile pentru a stabili criterii conform căror e-mailuri trebuie să fie corect procesate în SOMACRM. E-mailurile din căsuța dvs. de e-mail vor fi verificate periodic pentru a se asigura că cele primite corespund criteriilor definite.

Regulile pot fi adăugate astfel:

După ce faceți clic pe Butonul Finalizare la pasul Selectarea folderelor, veți fi redirecționat pe pagina în care puteți introduce regulile.

Dați clic pe Adăugați Regula pentru a fi redirecționat pe pagina unde puteți defini condițiile regulilor.

După ce completați valorile, Dați clic pe Următorul pentru a adăuga regulile.

Informații câmpuri

Potrivire 1.       Toate condițiile : Toate condițiile de intrare trebuie să corespundă pentru a executa operațiunea.2.       Oricare condiție : Cel puțin o condiție de intrare trebuie să corespundă pentru a executa operațiunea.
Expeditor Compară condițiile de intrare cu câmpul Expeditor din e-mailurile primite.
Destinatar Compară condițiile de intrare cu câmpul Destinatar din e-mailurile primite.
Cc Compară condițiile de intrare cu câmpul Cc din e-mailurile primite.
Bcc Compară condițiile de intrare cu câmpul Bcc din e-mailurile primite. Acest filtru funcționează doar dacă câmpul Bcc este vizibil în căsuța dumneavoastră de e-mail.
Subiect Compară condițiile de intrare cu câmpul Subiect din e-mailuri, luând în considerare condițiile selectate (Conține, Nu Conține, Egal, Nu Egal, Început, Sfârșit)
Corp Compară condițiile de intrare cu câmpul Corp din e-mailuri, luând în considerare condițiile selectate (Conține, Nu Conține, Egal, Nu Egal, Început, Sfârșit)
  1. Pasul b) : Adăugarea unei reguli

Puteți seta maparea câmpurilor SOMACRM cu conținutul corpului e-mailului în Adăugarea unei reguli. Puteți iniția acest proces utilizând delimitatorul, care va evidenția conținutul și îl va mapa la câmpurile CRM.

Maparea câmpurilor este explicată în exemplul următor.

 

Proces–1

  1. Selectați Adăugare ca creare contact, apoi bifați caseta Automat completare valori din Corpul e-mailului.
  2. Selectați Delimitator:(Colon), apoi introduceți valoarea ca Telefon: Mobil în Exemplul Textului Corpului.
  3. Acum, dați clic pe butonul „Click aici pentru valori din corpul e-mailului”.

Proces–2

Sub Click aici pentru valori din corpul e-mailului, mapați câmpul Telefon: Mobil.

După ce ați setat regulile, dați clic pe Salvare.

 

Informații câmpuri

Operațiune Selectați unitatea corespunzătoare care trebuie creată după îndeplinirea tuturor condițiilor.
Asignare Puteți seta care unități de utilizatori să fie create în SOMACRM, prin atribuirea acestora prin Verificatorul de E-mail (Această funcție este pentru crearea cererilor, actualizarea cererilor, crearea prospectului, crearea contactului, crearea firmelor).
Completare automată a valorilor din corpul e-mailului De asemenea, puteți mapa câmpurile prezente în corpul e-mailului cu câmpurile corespunzătoare din CRM (inclusiv modulele speciale).
Delimitator Selectați delimitatorul dintre etichetele din corpul e-mailului care separă valorile.
Exemplu text corp Se poate utiliza pentru a copia textul din exemplul e-mailului ce trebuie verificat. SOMACRM va încerca să plaseze valorile și să ajute la maparea câmpurilor CRM.

Notă!  Puteți schimba prioritatea regulilor: trageți-le în locația dorită între celelalte reguli.

 

Proces–3

  1. Redactați un e-mail în Gmail după cum urmează.

2. După trimiterea e-mailului, dați clic pe butonul Acțiuni în partea dreaptă sus, apoi dați clic pe Verificare acum.

După ce e-mailul a fost verificat, câmpul Mobiltelefon va fi actualizat în modulul Contacte cu valoarea 123456789.

3. Deschideți modulul Contacte din SOMACRM, și veți vedea noul contact creat de către Verificatorul de E-mail.

Crearea unităților în SOMACRM

După ce e-mailurile primite sunt verificate, dacă acestea îndeplinesc criteriile stabilite în reguli, unitățile corespunzătoare vor fi create în SOMACRM pe baza mapării câmpurilor. Acest lucru va încerca să plaseze valorile și va ajuta la maparea acestora în câmpurile CRM.

Următoarele acțiuni pot fi efectuate asupra e-mailurilor, dacă acestea îndeplinesc criteriile:

Creare bilet (cu contact) Crearea unui nou record de bilet cu următoarele informații:Subiect = Subiectul e-mailului

Numele contactului = Numele contactului din CRM în funcție de e-mail, dacă nu există înregistrări pentru contact, va crea unul.

Descriere = Corpul e-mailului.

Atașamentele e-mailului vor fi atașate la bilet.

De asemenea, va verifica dacă există un record de Contact/Companie care se potrivește cu câmpul Expeditor din e-mail, și va asocia biletul, dacă există.
Creare bilet (fără contact) Crearea unui nou record de bilet cu următoarele informații:Subiect = Subiectul e-mailului

Numele contactului = Nimic nu va fi adăugat la acest câmp

Descriere = Corpul e-mailului

Atașamentele e-mailului vor fi atașate la bilet.

De asemenea, va verifica dacă există un record de Contact/Companie care se potrivește cu câmpul Expeditor din e-mail, și va asocia biletul, dacă există.
Actualizare bilet Actualizarea unui record existent de bilet cu următoarele informații:Comentariu = Corpul e-mailului.

Selectați Expresia Regulată în câmpul Subiect și lipiți următorul cod.

Identificator bilet[^:]?: ([0-9]+) în corpul textului.
Creare prospect Crearea unui nou record de prospect cu următoarele informații:Nume de familie = subiectul e-mailului (Dacă subiectul e-mailului este gol, adresa de e-mail a expeditorului va fi utilizată pentru numele de familie)

E-mail principal = destinatarul e-mailului.

Descriere = Corpul e-mailului.

Atașamentele e-mailului vor fi create ca documente în SOMACRM, care vor fi atașate prospectului creat.

Responsabil: Așa cum este setat în regula Verificatorului de E-mail.
Creare contact Crearea unui nou contact cu următoarele informații:Nume de familie = subiectul e-mailului (Dacă subiectul e-mailului este gol, adresa de e-mail a expeditorului va fi utilizată pentru numele de familie)

E-mail principal = destinatarul e-mailului

Descriere = Corpul e-mailului

Atașamentele e-mailului vor fi create ca documente în SOMACRM, care vor fi atașate contactului creat.

Responsabil: Așa cum este setat în regula Verificatorului de E-mail.
Creare companie Crearea unei noi companii cu următoarele informații:Numele companiei = Subiectul e-mailului (Dacă subiectul e-mailului este gol, adresa de e-mail a expeditorului va fi utilizată pentru numele companiei)

E-mail principal = destinatarul e-mailului.

Descriere = Corpul e-mailului.

Atașamentele e-mailului vor fi create ca documente în SOMACRM, care vor fi atașate companiei create.

Responsabil: Așa cum este setat în regula Verificatorului de E-mail.
Creare oportunitate (cu contact) Crearea unei noi oportunități cu următoarele informații:

Nume oportunitate = Subiectul e-mailului

Numele contactului = Numele contactului din CRM depinde de e-mail; dacă nu există înregistrări pentru contact, atunci va crea unul.

Descriere = Corpul e-mailului.

Atașamentele e-mailului vor fi atașate la documentele corespunzătoare ale Oportunităților.Creare oportunitate (fără contact)Crearea unei noi oportunități cu următoarele informații:

Subiect = Subiectul e-mailului

Numele contactului = Nimic nu va fi adăugat în acest câmp.

Descriere = Corpul e-mailului.

Atașamentele e-mailului vor fi atașate la documentele corespunzătoare ale Oportunităților.Adăugare contact [EXPEDITOR]Căutarea este pentru a verifica dacă înregistrarea existentă a Contactului coincide cu câmpul Expeditor al e-mailului.

Va fi creat un nou înregistrare e-mail și atașat la înregistrarea Contactului dacă se găsește ceva. Dacă e-mailul are atașamente, vor fi create documente noi și atașate la înregistrarea Contactului.Adăugare contact [DESTINATAR]Căutarea este pentru a verifica dacă înregistrarea existentă a Contactului coincide cu câmpul Destinatar al e-mailului.

Va fi creat un nou înregistrare e-mail și atașat la înregistrarea Contactului dacă se găsește ceva. Dacă e-mailul are atașamente, vor fi create documente noi și atașate la înregistrarea Contactului.Adăugare prospect [EXPEDITOR]Căutarea este pentru a verifica dacă înregistrarea existentă a Prospectului coincide cu câmpul Expeditor al e-mailului.

Va fi creat un nou înregistrare e-mail și atașat la înregistrarea Prospectului dacă se găsește ceva. Dacă e-mailul are atașamente, vor fi create documente noi și atașate la Prospectul înregistrării.Adăugare prospect [DESTINATAR]Căutarea este pentru a verifica dacă înregistrarea existentă a Prospectului coincide cu câmpul Destinatar al e-mailului.

Va fi creat un nou înregistrare e-mail și atașat la înregistrarea Prospectului dacă se găsește ceva. Dacă e-mailul are atașamente, vor fi create documente noi și atașate la Prospectul înregistrării.Adăugare companie [EXPEDITOR]Căutarea este pentru a verifica dacă înregistrarea existentă a Companiei coincide cu câmpul Expeditor al e-mailului.

Va fi creat un nou înregistrare e-mail și atașat la înregistrarea Companiei dacă se găsește ceva. Dacă e-mailul are atașamente, vor fi create documente noi și atașate la înregistrarea Companiei.

 

Adăugare companie [DESTINATAR]Căutarea este pentru a verifica dacă înregistrarea existentă a Companiei coincide cu câmpul Destinatar al e-mailului.

Va fi creat un nou înregistrare e-mail și atașat la înregistrarea Companiei, dacă se găsește ceva. Dacă e-mailul are atașamente, vor fi create documente noi și atașate la înregistrarea Companiei.Adăugare oportunitate [EXPEDITOR]Căutarea este pentru a verifica dacă înregistrarea existentă a Oportunității coincide cu câmpul Expeditor al e-mailului.

Va fi creat un nou înregistrare e-mail și atașat la înregistrarea Oportunității, dacă se găsește ceva. Dacă e-mailul are atașamente, vor fi create documente noi și atașate la înregistrarea Oportunității.Adăugare oportunitate [DESTINATAR]Căutarea este pentru a verifica dacă înregistrarea existentă a Oportunității coincide cu câmpul Destinatar al e-mailului.

Va fi creat un nou înregistrare e-mail și atașat la înregistrarea Oportunității, dacă se găsește ceva. Dacă e-mailul are atașamente, vor fi create documente noi și atașate la înregistrarea Oportunității.Adăugare cerere [EXPEDITOR]Căutarea este pentru a verifica dacă înregistrarea existentă a Cererii coincide cu câmpul Expeditor al e-mailului.

Va fi creat un nou înregistrare e-mail și atașat la înregistrarea Cererii, dacă se găsește ceva. Dacă e-mailul are atașamente, vor fi create documente noi și atașate la înregistrarea Cererii.Adăugare cerere [DESTINATAR]Căutarea este pentru a verifica dacă înregistrarea existentă a Cererii coincide cu câmpul Destinatar al e-mailului.

Va fi creat un nou înregistrare e-mail și atașat la înregistrarea Cererii, dacă se găsește ceva. Dacă e-mailul are atașamente, vor fi create documente noi și atașate la înregistrarea Cererii.

Notă! Țineți cont de următoarele puncte atunci când creați reguli pentru Actualizarea câmpurilor.

  1. Regula Actualizarea câmpurilor trebuie să aibă o prioritate mai mare decât regula Crearea tichetelor.
  2. E-mailul va fi trimis automat către clienții dvs. atunci când un tichet este creat. Când clienții răspund la e-mail, răspunsul va apărea ca un comentariu în tichetul existent. Vă recomandăm să configurați câmpul Expeditor pe serverul de ieșire, cu adresa de e-mail pe care ați setat-o deja în Cutia poștală din Instrumentul de verificare a e-mailului.