CRM pentru contabilitate

Compania reprezintă o întreprindere sau o instituție la care sunt asociate mai mulți angajați. Contactele, cum ar fi angajații, pot fi conectate direct la un record al companiei. Procesul decizional de afaceri poate fi urmărit.

La datele clientului pot fi adăugate și informațiile de bază ale autorității fiscale (NAV): numărul de înregistrare fiscală, direcția competentă, numărul de identificare TVA al comunității, perioada de valabilitate, codul de calificare fiscală, codul GIIN al instituției financiare (FATCA) etc.

Registrul conține următoarele autorități fiscale (trebuie indicat și în cazul în care nu există o autoritate fiscală):

Autoritatea fiscală HIPA, Autoritatea fiscală pentru impozitul pe terenuri, Autoritatea fiscală pentru impozitul pe clădiri, Autoritatea fiscală pentru impozitul pe vehicule, Autoritatea fiscală pentru impozitul pe turism, Autoritatea fiscală pentru impozitul pe servicii municipale.

O conexiune poate reprezenta un prospect calificat. Conexiunile disting clienții calificați și, de asemenea, reprezintă persoanele cu care faceți afaceri. Aceștia pot acționa individual sau pot reprezenta o organizație.

Datele principale ale conexiunilor: Nume de familie, Prenume, Nume mijlociu, E-mail 1, E-mail 2, Telefon birou, Mobil, Companie (Companii), Tipul conexiunii. Tipul conexiunii poate fi furnizor, alt tip, partener de afaceri sau client.

Utilizatorii sunt angajații din organizație care se pot autentifica în contul lor SOMACRM, accesează informații și efectuează sarcini pentru care au permisiuni. În SOMACRM, utilizatorii admin pot crea conturi de utilizator. Sistemul susține două tipuri de utilizatori: utilizatori admin și utilizatori standard. Utilizatorii cu drepturi admin pot adăuga noi utilizatori. SOMACRM le permite utilizatorilor să modifice adresa de e-mail, numele și vizualizarea implicită a prospectului. De asemenea, această secțiune ajută administratorii să atribuie roluri utilizatorilor individuali.

La fiecare fișă de date (fie că este vorba de companie sau de un contact), există posibilitatea de a adăuga observații personalizate, astfel contribuind la înregistrarea informațiilor importante – se salvează automat persoana care a adăugat observația și data salvării acesteia.

Contractele semnate sau planificate pot fi adăugate la serviciile cu care s-a convenit cu clienții sau furnizorii.
Câmpurile de date includ: Subiect, Client, Adresa clientului, Temă, Frecvență, Total net, Valută, Modalitate de plată, Facturare, Termen de plată, Observații, Compania semnatară.
Unii clienți preferă să primească factura pe hârtie, iar alții prin e-mail; acest lucru va fi administrat separat.
Scopul este ca mai târziu să avem o facturare bazată pe ore de muncă, în care vom înregistra date similare celor de mai sus.

Pe baza datelor din contractul de servicii, sistemul va crea la sfârșitul fiecărei luni un rezumat al îndeplinirii lunare, de exemplu:

Cererile ocazionale pot fi asociate cu clienții și sarcinile zilnice. Cererile, cunoscute și sub denumirea de cazuri, sunt cereri de suport generate de clienți pentru servicii. Acestea oferă echipei flexibilitate. După soluționarea cererii, cazurile trebuie închise. O cerere poate fi creată și dintr-un e-mail, pentru care este necesar un sistem de verificare a e-mailurilor.

Email automatizat despre activitatea zilnică. Creează rapoarte zilnice, săptămânale sau lunare în mod automat în format Excel sau PDF. Pe pagina de start, se poate plasa un tablou de bord, iar datele pot fi afișate și grafic.

Modulul de asistență pentru completarea corectă a datelor de referință gestionează introducerea formatului corect, după cum se poate vedea în imaginea de mai jos:

Afișează doar câmpurile completate. În cazul editării, este posibilă introducerea de date în câmpurile necompletate.

Creați reguli de tip „dacă – atunci” care automatizează sarcinile repetitiv importante. Aceste setări caută evenimentele specificate, de exemplu, dacă o oportunitate a rămas inactivă timp de 48 de ore sau dacă o factură a fost creată. Dacă se întâmplă oricare dintre acestea, sistemul poate trimite un e-mail, poate crea o sarcină, poate actualiza o notă sau poate trimite un mesaj SMS conform criteriilor date.

Conectați SOMA cu un formular pe site-ul web și creați prospecte sau contacte automat. Toate informațiile găsite în câmpurile formularului vor fi transferate automat în câmpurile corespunzătoare din SOMA.

Indiferent dacă doriți să ajungeți la consultanți în domeniul producției textile dintr-o zonă mai mare sau la manageri de marketing dintr-o regiune specifică, puteți seta audiența țintă a campaniei și trimite mesaje personalizate fiecărei audiențe cu doar câteva clicuri.

Deja trimisă campania? Uitați-vă cum a performat. Cât de eficient a fost subiectul? Câți oameni au deschis mesajul? Câți au dat clic pe linkuri? Cine a răspuns? Urmăriți care mesaje sunt relevante pentru ce persoane, la ce nivel s-au angajat și cum contribuie la stimularea interacțiunilor ulterioare.

Dacă un e-mail poate fi trimis pe baza unui eveniment stabilit, SOMA poate automatiza acest proces. Dacă destinatarul dă clic pe un link dintr-un e-mail pe care i l-ați trimis anterior și ziua sa de naștere se apropie sau contractul de servicii este pe cale să expire, pot fi aplicate răspunsuri automate. Acest lucru asigură că nu veți rata niciodată trimiterea unor notificări și mesaje importante, maximizând astfel oportunitățile de construire a relațiilor cheie.

Fiecare înregistrare a unui contact conține o listă a campaniilor primite și reacțiile acestora. Echipele de vânzări și de gestionare a relațiilor cu clienții pot utiliza cu încredere aceste informații pentru a înțelege ce interesează contactul, astfel încât să poată trimite o comunicare mai relevantă.

Nu sunteți încă pregătit să contactați o persoană? Creați o notificare pentru a vă aminti să luați legătura cu aceasta mai târziu. Dacă ați programat deja o întâlnire, creați un eveniment în calendar. Sarcinile și evenimentele sunt asociate cu contactele, astfel încât informațiile lor sunt accesibile printr-un singur clic. Evenimentele din calendar pot fi sincronizate cu Google, Outlook și alte calendare.

Petreceți mai mult timp cu contactele dumneavoastră și mai puțin cu sarcinile administrative. Indiferent dacă obțineți un contact dintr-un fișier CSV, un e-mail, un formular integrat pe un site web sau chiar dintr-o aplicație terță, precum Google Contacts, SOMA le va importa automat.

SOMA vă ajută să găsiți contactele potrivite. Căutați după nume, iar dacă nu vi-l amintiți, folosiți informații parțiale din profilul lor.

Nu ratați nicio oportunitate: setați o alertă atunci când o oportunitate rămâne prea mult timp într-o anumită fază. Grăbiți etapele oportunității prin semnătura digitală a acordurilor, contractelor și altor documente.

Folosiți lista filtrată a oportunităților. Puteți utiliza orice date pentru a filtra oportunitățile și a crea o listă, de exemplu, cele care sunt atribuite dumneavoastră sau cele care se vor închide în această săptămână.

Nu sunteți încă pregătit să contactați un contact? Creați o notificare pentru a reveni asupra acestuia mai târziu. Dacă deja ați programat o întâlnire, creați un eveniment în calendar. Sarcinile și evenimentele sunt atribuite contactelor, așa că informațiile acestora sunt disponibile cu un singur clic. Evenimentele din calendar pot fi sincronizate cu Google, Outlook și alte calendare.

Instrumentul de prognoză SOMA centralizează toate oportunitățile echipei de vânzări, apoi face automat setări bazate pe faza de vânzare și probabilitatea de închidere, prezentându-le într-un tabel care arată venitul estimat pe perioadele viitoare.

Este greu să planificați în avans atunci când prognozele variază semnificativ. Planificați mai eficient cu prognoze care iau în considerare diferite scenarii.

Setați suma prognozată privată în sus sau în jos, fără a o arăta vânzătorilor.

Faceți prognozele accesibile și altor membri prin exportarea lor într-un fișier CSV, astfel încât să le poată împărtăși sau analiza mai departe.

Ați dori să vedeți o statistică sau o tendință interesantă într-o analiză? Prin intermediul meniului, aveți acces la șapte analize conexe care dezvăluie cum activitățile echipei, structurile de planificare și procesele de afaceri contribuie la acest lucru.

Măsurarea la cel mai înalt nivel al stării organizației este rezultatul planurilor de vânzări și al tranzacțiilor câștigate. Tabelul valorilor planului arată creșterea și contracția acestora în timp. Ați observat o tendință interesantă? Utilizați datele din tabelul de sub fiecare diagramă pentru a urmări sursa până la un vânzător, faza de vânzare sau o altă sursă.

Sub fiecare diagramă, există date în format tabelar care detaliază informațiile din tabele într-o varietate de moduri, oferind o imagine clară despre cum echipa, planurile și tranzacțiile contribuie la ceea ce vedeți. Mai multe diagrame și tabele predefinite afișează starea echipei de vânzări. Prin înțelegerea punctelor de vedere ale echipei de vânzări, activităților și procesului de vânzare, puteți găsi oportunități de îmbunătățire în fiecare activitate și proces.

Ați dori să vedeți o statistică sau o tendință interesantă într-o analiză? Prin intermediul meniului, aveți acces la șapte analize conexe care dezvăluie cum activitățile echipei, structurile de planificare și procesele de afaceri contribuie la acest lucru.

Creați diagrame de tip cerc, linie sau coloane care afișează orice date din SOMA. Puteți construi un grafic cu coloane care arată valoarea oportunităților deschise pentru fiecare vânzător sau un grafic cu linii care indică veniturile noi pentru fiecare lună. Conform planului dvs., doriți să vizualizați frecvent aceste diagrame? Le puteți fixa cu ușurință pe pagina principală pentru a vizualiza întotdeauna datele în timp real.

Exportați orice raport sau diagramă pe care ați creat-o pentru a o împărtăși cu colegii sau pentru a efectua analize suplimentare.

Dacă dumneavoastră sau echipa dumneavoastră vizualizați periodic rapoarte, eliminați secțiunea de rapoarte și programați trimiterea acestora prin e-mail. Astfel, destinatarii vor primi rapoartele sau diagramele într-un fișier CSV.

Dacă lucrați cu potențiali clienți, contacte sau oportunități, creați sarcini și evenimente de calendar care duc automat la înregistrările corespunzătoare. Astfel, informațiile vor fi disponibile imediat când doriți să lucrați din nou pe ele.

Când vine momentul acțiunii, primiți o notificare în browser sau pe mobil, precum și un memento în centrul de activități SOMA. Dacă nu este un moment potrivit pentru a vă ocupa de notificare, o puteți amâna sau reprograma evenimentul.

Folosiți fluxuri de lucru pentru a crea automat sarcini și evenimente, cum ar fi setarea unui memento care să vă notifice atunci când o oportunitate devine mai veche de 3 zile și este timpul să o urmăriți, sau configurarea unui apel atunci când o oportunitate ajunge într-o anumită fază.

Sincronizați evenimentele cu Google Calendar, Outlook 365 și alte aplicații de calendar.

Obțineți stocare nelimitată și partajați fișierele cu ușurință și cu persoane din afacerea dumneavoastră, integrând cele mai frecvente servicii externe de partajare a fișierelor.

Cu un singur clic, puteți încărca un document sau partaja un link către un document din biblioteca de documente SOMA. Prin utilizarea linkurilor de document, destinatarii pot vizualiza documentul în vizualizatorul de documente urmărit de SOMA.

Schimbați mesaje în vizualizatorul de documente. Aveți nevoie să implicați pe cineva? Invitați-l folosind butonul de partajare. Utilizatorii CRM vor primi notificări în sistem pentru comentariile noi, în timp ce contactele externe vor fi informate prin e-mail. Acest lucru încurajează pe toată lumea să fie constant și activă în procesul de afaceri. Veți putea vedea indicatorii de acces la documente în timp real, pe nivelul paginii, cu o precizie de secundă. Urmăriți cum se angajează fiecare contact – în timp real, la nivelul paginii și cu o precizie de secundă, pentru fiecare document pe care îl partajați cu ceilalți. Acest lucru vă va ajuta să planificați următoarea fază de vânzare sau întâlnire.

SOMA va afișa automat toate documentele care au fost partajate între dumneavoastră și potențialii clienți sau contacte în modulul corespunzător. De asemenea, veți putea vizualiza cele mai importante statistici pentru a vedea în ce măsură contactul s-a angajat cu documentul respectiv

Portalul pentru clienți le permite clienților autentificați să vizualizeze detalii ale istoricului lor de interacțiuni cu dumneavoastră. Puteți alege să le permiteți să vizualizeze, de exemplu, starea cererilor curente: solicitări, facturi și alte înregistrări pe care le-ați asociat cu ei în SOMA.

Clienții pot partaja direct documente și fișiere prin intermediul portalului pentru clienți, eliminând astfel necesitatea de a crea e-mailuri și atașamente manuale

Portalul pentru clienți oferă acces direct la baza de cunoștințe a companiei dumneavoastră, asigurându-se astfel că întrebările simple nu vor duce la apeluri către echipa de suport.

Dacă baza de cunoștințe nu oferă o soluție pentru problema clientului, aceștia pot depune cazuri și pot atașa fișiere direct prin portalul pentru clienți. Apoi, se pot întoarce oricând pentru a vizualiza starea acestora și pentru a actualiza informațiile, dacă este necesar.

Creați oricâte politici SLA care stabilesc modul în care răspundeți diferitelor cazuri de urgență – adăugați aceste politici manual sau automat la cazuri folosind fluxurile de lucru.

Stabiliți timpi de răspuns și soluționare acceptabili pentru fiecare SLA, în funcție de faptul că problema este considerată de prioritate scăzută, medie, mare sau urgentă

Stabiliți ore de lucru pentru serviciul de asistență, astfel încât să puteți sprijini clienții din fusuri orare diferite. De asemenea, configurați zilele libere și perioadele de absență. SLA-urile vor fi apoi configurate doar pentru perioadele în care biroul este activ.

Configurați notificări automate pentru a ști când un obiectiv SLA se apropie, de exemplu, cu 30 de minute înainte ca un caz urgent să trebuiască rezolvat.

Regulile de escaladare detaliat personalizabile și alertele asigură faptul că SLA-urile încălcate rămân priorități pentru echipa de suport clienți, garantând astfel încrederea clienților în compania dumneavoastră.

Utilizați fluxuri de lucru pentru a atribui sau modifica SLA-urile pe baza regulilor sau pentru a executa activități bazate pe SLA-urile atribuite. De exemplu, dacă un caz închis anterior este redeschis, SOMA poate schimba starea cazului în „urgent” și crea o sarcină pentru agentul desemnat, solicitându-i să contacteze clientul în următoarele 30 de minute.

Vizualizați sarcinile rămase în funcție de starea cazului, vechime, agent desemnat etc. Faceți clic pe etichetele diagramelor și filtrați pentru a identifica care dintre agenții dumneavoastră sunt cei mai supraîncărcați și ce tipuri de cereri contribuie la volumul de muncă rămas

Există mai multe obstacole care pot încetini procesele. Poate că atribuirea cazurilor durează prea mult, agenții acceptă cazurile cu întârziere, iar stările de așteptare se pot prelungi. Examinați datele pentru a identifica și rezolva aceste probleme.

Extrageți datele din cazuri, clienți și alte domenii, apoi rezumați-le în tabele, rapoarte și diagrame personalizate. Salvați-le pe pagina principală, programați-le pentru a fi trimise periodic prin e-mail întregii companii sau descărcați-le în instrumente externe de analiză a datelor pentru analize suplimentare.